mySIKAP Oh mySIKAP !!

Mahu tak mahu, system lama SIKAP perlu ditamatkan perkhidmatannya walaupun mungkin sistem baru mySIKAP masih bergelut dengan pelbagai masalah sehingga mendapat liputan media arus perdana. Memandangkan semua fungsi SIKAP telahpun ready dan terdapat dalam mySIKAP, maka pada jam 4.30 petang, Khamis 28hb November 2013, Sistem Kerangka Utama lama yang diperolehi pada tahun 2009 dan menjadi nadi kepada pelaksanaan sistem SIKAP pun ditutup untuk selama-lamanya. Mungkin kerana yang lain sibuk melayani kerenah pelaksanaan mySIKAP, maka akupun diberikan kesempatan untuk menutup dan mengakhiri Sistem SIKAP.

Mengapa mySIKAP perlu dilaksanakan bagi menggantikan SIKAP ? Ini soal teknologi dan kebanyakkan perisian sistem dan perkakasan dalam Sistem SIKAP ,sudah tidak mempunyai khidmat sokongan daripada pembekal. Penutupan ini juga dikaitkan penjimatan, tidak perlu nak maintain dua sistem komputer utama dan mengelakkan daripada sistem SIKAP yang lama itu memberikan masalah daripada segi data kepada sistem baru mySIKAP.

Projek mySIKAP telah bermula pada Julai 2010 sebaik sahaja perlantikan kontraktor. Tragisnya, tender terpaksa dibuat dua kali apabila tender pertama dibatalkan. Akibatnya spesifikasi yang berasaskan kajian yang dilaksanakan pada tahun 2005 menjadi over taken by teknologi dan keperluan semasa. Semakan semula spesifikasi dilakukan dalam memenuhi keperluan semasa dan teknologi. Itu yang memakan masa.

Deliverables projek daripada segi aplikasi, mula dilaksanakan secara berfasa sejak akhir 2011. Walau pun sistem awalnya berjalan dengan tidak lancar, slow dan kerap paras CPU mencecah 100%. Sesetengah cawangan kata ‘tarian tiang’. Biasalah tu kot. Dalam mode testing jalan cantik, masuk produksi kena perhati molek. Namun akhirnya dapat diselesaikan.

Kajian Impak
Masa berjalan dan pelbagai fungsi mula dilaksanakan termasuk integrasi dengan fungsi yang tidak dalam skop pelaksanaan asal. Prestasi CPU mula menurun dan mySIKAP mulai slow.

Pihak kontraktor diminta membuat kajian impak pelaksanaan pertambahan fungsi terhadap keupayaan sistem komputer yang dibekalkan. Hasil awal, dikatakan tidak realistik. Kemudian dicadangkan dilakukan ujian stress di makmal yang terletak di Singapura.

Mula berangan untuk ke sana. Tetapi kemudiannya dikatakan tidak dapat nak simulate sebab sukar nak membina suatu persekitaran aplikasi seumpama Jabatanku. Lalu dibuat sahaja analisa berdasarkan sistem semasa. Masa terus berjalan, kajian masih tidak selesai juga dan prestasi sistem masih tidak menentu.

Mengapa Berlaku Gangguan Sistem ?
Paras penggunaan CPU tinggi bukanlah bermakna fully utilized. Tetapi apabila CPU tinggi processing power menurun akibat bebanan pemprosesan bertambah. Dikatakan bilangan transaksi bertambah secara mendadak di luar jangkaan. CPU menjadi sibuk dan mengakibatkan prestasi sistem komputer menjadi perlahan. Maka terjadilah gangguan terhadap prestasi sistem, CPU seperti menjadi under power.

Apakah gangguan disebabkan CPU tak cukup power ? Memula orang kata line slow atau network slow. Orang aplikasi kata ini masalah network, sebaliknya orang network kata masalah aplikasi. Namun ‘tools’ membuktikan bahawa usage masih rendah walaupun gangguan sistem berlaku. ‘Tools’ juga membuktikan capaian pengkalan data menjadi sibuk oleh kaedah capaian yang ‘tidak sihat’.

Pertambahan Transaksi Di Luar Jangkaan ?
Tidak dapat dinafikan juga bahawa peningkatan transaksi yang dikatakan luar jangkaan menyumbang sedikit sebanyak kepada ketidakmampuan sistem komputer sedia ada. Bermakna perkiraan yang dilakukan semasa kajian awal telah jauh meleset. Ataupun kemelesetan disebabkan persekitaran yang berubah dan perbandingan one-to-one tidak praktikal dilakukan. Dulu transactional based, tetapi sekarang web based.

Dalam bab ini nampaknya IT dipersalahkan. Patutnya IT tidak boleh terima inisiatif atau tambah fungsi baru untuk dilaksanakan sekiranya sistem tersebut dijangka memberikan impak kepada prestasi sistem komputer terutama pelaksanaan semasa masih belum stabil.

IT dikatakan gagal meyakinkan mereka yang mahukan inisiatif baru dilaksanakan. Patutnya boleh diestimate berapa prosessing power diperlukan apabila sesuatu penambahan fungsi transaksi hendak dilakukan. Sedangkan jerebu pun boleh dikira indek IPUnya, mengapa sistem komputer tidak boleh dijangka atau diukur seumpamanya. Betulke hujah begitu ?

Akibat CPU Tinggi
Apabila CPU tinggi, pelbagai urusniaga menjadi lambat atau tidak dapat diselesaikan. Pelbagai masalah sistem dan aplikasi timbul, sehingga ada yang diluar jangka. Aduan masalah pelaksanaan semakin meningkat.

Ini memaksa Bilik Gerakan mySIKAP dibuka khusus bagi menangani sebarang masalah yang timbul. Suatu ketika, tidak menang tangan dibuatnya. Suasana Bilik Gerakan seperti bursa pasaran saham lagaknya. Setiap aduan perlu diselesaikan segera. Aplikasi Whatsapp diwujudkan sebagai tambahan saluran penyampaian masalah.

Perkhidmatan dikaunter pula menjadi tidak lancar, masa untuk menyelesaikan sesuatu transaksi dikaunter menjadi lama. Akibatnya masa menunggu pelanggan menjadi lama. Ruangan pelanggan dikaunter menjadi sesak dipenuhi mereka yang hendak berurusan.

Mulalah pelanggan menjadi resah, apabila lama menunggu. Masa cuti dihabiskan menunggu giliran atau menyelesaikan urusan di kaunter. Mereka mulai hilang sabar. Petugas di kaunter mula dimarahi dan menerima kecaman daripada mereka yang sudah hilang sabar.

Ketua Pengarah pun tak memang tangan memberikan respon kepada wartawan serta stake holder.

Masalah mySIKAP juga sampai ke Dewan Rakyat dan hangat diperbincangkan. Aku yang kebetulan hadir, terasa macam meeting post mortem pelaksaanaan mySIKAP di pejabatku sendiri. Detail aduan masalah yang dikemukakan.

Peningkatan Atau Penggantian CPU
Seminggu sebelum Raya 1434H, gangguan sistem komputer menjadi tersangat kritikal. CPU yang dibekalkan dalam projek mySIKAP diistiharkan underpower. Lalu pihak kontraktor berbesar hati meminjamkan CPU yang mereka ada.

Ironicnya, CPU sedia ada kami tidak boleh dipertingkatkan kerana telah tamat khidmat sokongan peningkatannya dua bulan sebelum kejadian gangguan sistem ini. Selepas penggantian dibuat, prestasi sistem menjadi lega. Kami pun boleh beraya dengan tenang.

Namun panas yang dijangka hingga ke petang, rupanya hujan di tengah hari. Kelegaan kami tidak berpanjangan. Gangguan sistem berlaku lagi. Mungkin akibat pertambahan fungsi dan inisiatif, khususnya dengan pembukaan laluan kepada rakaniaga.

Keupayaan CPU dipertingkatkan lagi. Namun itu masih tidak menjamin kelancaran sistem komputer Jabatanku lantaran masih banyak inisiatif yang masih belum dilaksanakan. Berdasarkan siri perbincangan, pembentangan dan mesyuarat, keputusan dibuat untuk melaksanakan perolehan darurat CPU yang lebih power ... dikatakan yang power giler. Cuma persoalannya, entah bila kami akan menerima dan menggunapakai CPU baru, menggantikan yang sedia ada.

mySIKAP tidak diuji ?
Terdapat telahan bahawa pelaksanaan patutnya melalui proses pengujian, setelah stabil barulah dan semua pihak ready, barulah dilaksanakan. Mungkin benar, but easier said than done !!!

Sebelum keputusan untuk national-rollout, pilot selama hampir sebulan dilakukan di semua pejabat di dua buah negeri. Hasilnya dianggap positif.

Mulalah pelbagai aktiviti yang telah berjalan sebelum ini diperhebatkan, seperti taklimat dan latihan familiarisasi kepada anggota, operator kaunter serta agensi rakaniaga.

Ini juga merupakan peluang aku kesana kemari menjaja mySIKAP, dari Perlis sampailah ke Sabah.

Walau apapun, mySIKAP diteruskan. Sebarang masalah akan diselesaikan sebaik mungkin sehinggalah mySIKAP berjalan lancar serta diterimapakai oleh semua anggota serta orang ramai. Biasanya benda baru yang memerlukan masa untuk fine tuning lagi sehinggalah benar-benar stabil.

Gangguan mySIKAP sedikit sebanyak telah menarik minat pelbagai pihak kerajaan datang melawat pejabat cawangan Jabatanku. Bagus juga bersama berkongsikan pengalaman. Mudah-mudahan ada manfaatnya.